Soal Melakukan Kajian Awal Terhadap Permasalahan Layanan Operasional PPPK Penata Layanan Operasional

TRIBUNPEKANBARU.COM - Berikut ini merupakan contoh soal melakukan kajian awal terhadap permasalahan layanan operasional .

Diketahui contoh soal melakukan kajian awal terhadap permasalahan layanan operasional merupakan bagian dari materi soal PPPK 2024 .

Soal-soal melakukan kajian awal terhadap permasalahan layanan operasional tersebut adalah untuk Jabatan Teknis formasi Penata Layanan Operasional PPPK 2024 .

Selain soal kajian awal terhadap permasalahan layanan operasional , materi lainnya diantaranya menyusun rencana kebutuhan peralatan operasional hingga melaksanakan layanan operasional sesuai hasil kajian .

Diketahui tugas Penata Layanan Operasional adalah melakukan kegiatan tata kelola layanan teknis.

Mengapa Melakukan Kajian Awal terhadap Permasalahan Layanan Operasional itu Penting?

Layanan operasional adalah tulang punggung dari keberhasilan sebuah organisasi.

Kajian awal adalah proses identifikasi dan analisis masalah yang terjadi dalam layanan operasional sebelum mengambil langkah-langkah perbaikan.

Proses ini memberikan gambaran yang jelas tentang faktor-faktor yang menyebabkan ketidakoptimalan dalam operasional.

Berikut contoh soal Jabatan Teknis formasi Penata Layanan Operasional PPPK 2024 :

1. Dalam menghadapi keterbatasan anggaran, Penata Layanan Operasional perlu mengambil keputusan terkait pemangkasan biaya.

Bagaimana cara yang paling bijak untuk memastikan bahwa pemangkasan biaya tidak memengaruhi kualitas layanan?

a) Mengurangi anggaran untuk pelatihan dan pengembangan pegawai
b) Mengurangi alokasi anggaran untuk kegiatan operasional yang tidak mendesak
c) Memotong anggaran untuk pengadaan barang dan peralatan kantor
d) Mengurangi anggaran untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal
e) Memprioritaskan penghematan biaya pada bagian yang berhubungan langsung dengan pelayanan publik

Jawaban: b) Mengurangi alokasi anggaran untuk kegiatan operasional yang tidak mendesak

Penjelasan : Dalam situasi anggaran terbatas, penting untuk mengidentifikasi kegiatan yang kurang mendesak dan tidak langsung berhubungan dengan pelayanan publik. Pemangkasan biaya harus mempertimbangkan dampaknya terhadap kualitas layanan, dan memilih bagian yang tidak mempengaruhi langsung hasil operasional.

2. Penata Layanan Operasional diminta untuk menyusun laporan mengenai keberhasilan sebuah proyek. Dalam situasi ini, data yang paling relevan untuk dianalisis adalah :

a) Biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan anggaran awal
b) Kepuasan pelanggan terhadap hasil proyek
c) Proses dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
d) Kinerja tim yang terlibat dalam proyek
e) Semua jawaban benar

Jawaban: e) Semua jawaban benar

Penjelasan: Laporan keberhasilan proyek memerlukan analisis yang komprehensif, mencakup biaya, kepuasan pelanggan, efektivitas proses, dan kinerja tim. Semua faktor ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai keberhasilan suatu proyek

3. Seorang Penata Layanan Operasional dihadapkan pada laporan yang menunjukkan adanya penurunan kinerja tim dalam proyek tertentu. Apa langkah pertama yang sebaiknya dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalahnya?

a) Menyusun laporan analisis biaya dan hasil proyek
b) Menanyakan pendapat setiap anggota tim tentang tantangan yang dihadapi
c) Melakukan audit terhadap penggunaan anggaran proyek
d) Membandingkan hasil proyek dengan standar operasional yang berlaku
e) Menganalisis data kinerja pegawai terkait dengan proyek

Jawaban: b) Menanyakan pendapat setiap anggota tim tentang tantangan yang dihadapi 

Penjelasan : Langkah pertama yang bijak adalah  melakukan wawancara atau diskusi dengan tim untuk memahami masalah yang mereka hadapi. Ini memberikan wawasan langsung mengenai kendala yang mungkin tidak terlihat dari luar.

4. Dalam suatu proyek, Penata Layanan Operasional harus mengelola berbagai pemangku kepentingan. Apa pendekatan terbaik untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki ekspektasi yang realistis terhadap hasil proyek?

a) Mengadakan pertemuan rutin untuk mengupdate status proyek
b) Memberikan laporan bulanan kepada semua pihak terkait
c) Menyusun jadwal yang ketat dan memastikan semua pihak mengikuti jadwal
d) Mengklarifikasi tujuan dan hasil yang diharapkan di awal proyek dan melakukan komunikasi yang transparan
e) Menyembunyikan informasi yang tidak relevan agar tidak menambah kekhawatiran pemangku kepentingan

Jawaban: d) Mengklarifikasi tujuan dan hasil yang diharapkan di awal proyek dan melakukan komunikasi yang transparan 

Penjelasan : Komunikasi yang transparan dan jelas di awal proyek mengenai tujuan dan ekspektasi sangat penting untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama dan tidak memiliki ekspektasi yang tidak realistis.

5. Penata Layanan Operasional diberikan tugas untuk meningkatkan efisiensi operasional di sebuah instansi yang memiliki banyak subunit. Pendekatan terbaik untuk memulai perbaikan adalah :

a) Menganalisis laporan keuangan setiap subunit untuk menemukan area pemborosan
b) Melakukan survei kepuasan pegawai terhadap manajemen 
c) Mengidentifikasi dan mengeliminasi duplikasi fungsi antar subunit
d) Membuat struktur organisasi yang lebih ramping
e) Menyusun prosedur baru untuk setiap subunit agar lebih efektif

c) Mengidentifikasi dan mengeliminasi duplikasi fungsi antar subunit

Penjelasan: Duplikasi fungsi antar subunit sering menjadi penyebab inefisiensi. Langkah pertama yang paling tepat adalah mengidentifikasi dan mengeliminasi kegiatan yang tidak perlu, yang bisa menghemat waktu dan sumber daya.

6. Salah satu soal penata layanan operasional PPPK, yaitu penata layanan operasional PPPK diharapkan mampu mengelola anggaran secara efisien. Apa langkah pertama yang harus dilakukan saat merencanakan anggaran operasional?

A. Menyusun daftar pengeluaran tanpa mempertimbangkan kebutuhan instansi
B. Memeriksa kebutuhan operasional dan menentukan prioritas pengeluaran
C. Menggunakan anggaran sebelumnya sebagai patokan tanpa peninjauan ulang
D. Mengalokasikan dana secara merata tanpa melihat prioritas

Jawaban: B

7. Teknik apa yang digunakan untuk mengatur jadwal dan waktu?

A. Teknik pengarsipan
B. Teknik penyusunan agenda
C. Teknik manajemen waktu
D. Teknik pengelolaan dokumen

Jawaban: C

8. Dalam pengelolaan aset operasional kantor, seorang Penata Layanan Operasional diharapkan dapat melakukan melakukan pencatatan inventarisasi dengan baik. Salah fungsi penting dari pencatatan inventarisasi adalah...

A. Menentukan anggaran tahunan
B. Mencegah penggelapan barang
C. Meningkatkan kualitas produk
D. Menurunkan biaya produksi

Jawaban: B

9. Mengapa keamanan dan kerahasiaan dokumen penting dalam administrasi perkantoran?

A. Untuk mengurangi biaya
B. Untuk meningkatkan kecepatan akses
C. Untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga privasi
D. Untuk mengatur jadwal rapat

Jawaban: C

10. Dalam proses pengelolaan arsip operasional, Penata Layanan Operasional harus memastikan bahwa dokumen disimpan dengan benar. Salah satu sistem pengarsipan yang umum digunakan untuk dokumen berurutan berdasarkan tanggal adalah...

A. Pengarsipan kronologis
B. Pengarsipan decimal
C. Pengarsipan numerik
D. Pengarsipan subjek

Jawaban: A

11. Dalam rangka meningkatkan sistem pengelolaan data kepegawaian, Penata Layanan Operasional sebaiknya...

A. Mengabaikan masukan dari pegawai
B. Mengadakan evaluasi berkala untuk menilai efektivitas sistem yang ada
C. Hanya memperhatikan satu aspek dari sistem
D. Menyebarkan informasi tanpa verifikasi

Jawaban: B

12. Salah satu kompetensi utama seorang Penata Layanan Operasional adalah keterampilan analitis. Mengapa keterampilan ini penting?

A. Untuk bisa menunda pekerjaan yang dianggap tidak penting
B. Untuk bisa membantu menganalisis data dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang valid
C. Untuk menghindari pekerjaan teknis dan fokus pada tugas adminstratif
D. Untuk menilai kinerja pegawai tanpa menggunakan data apa pun

Jawaban: B

13. Dalam sebuah instansi, apa yang harus dilakukan Penata Layanan Operasional untuk memastikan semua pihak terkoordinasi dengan baik?

A. Mengabaikan perbedaan pendapat dan fokus pada tugasnya sendiri
B. Mengadakan rapat secara berkala dan memastikan setiap pihak memahami peran masing-masing
C. Memberikan semua tanggung jawab pada satu pihak untuk efisiensi
D. membuat keputusan tanpa berkonsultasi dengan pihak lain

Jawaban: B

14. Apa yang dimaksud dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik?

A. Sistem pengarsipan manual
B. Sistem pengaturan jadwal
C. Sistem yang menggunakan teknologi digital untuk menyimpan dan mengelola dokumen
D. Sistem pencatatan keuangan

Jawaban: C

15. Apa teknik pengarsipan yang umum digunakan?

A. Pengarsipan horizontal
B. Pengarsipan vertikal
C. Pengarsipan diagonal
D. Pengarsipan bulat

Jawaban: B

16. Dalam pengelolaan layanan publik, hal apa yang paling penting bagi seorang Penata Layanan Operasional?

A. Menerapkan sistem yang rumit agar layanan lebih eksklusif
B. Memastikan layanan publik mudah diakses oleh masyarakat
C. Menetapkan standar yang tinggi tanpa mempertimbangkan kondisi lapangan
D. Menyediakan layanan hanya untuk kalangan tertentu

Jawaban: B

17. Sejumlah proyek harus dihentikan karena pemotongan anggaran. Bagaimana Anda memutuskan proyek mana yang harus berhenti?

A. Proyek dengan dampak kecil terhadap tujuan
B. Proyek yang baru
C. Proyek dengan biaya tinggi dan tidak jelas
D. Proyek yang memperoleh kritik, namun punya potensi besar

Jawaban: A

18. Berikut daftar naskah dinas khusus, yakni...

A. Nota dinas, Disposisi, Instruksi
B. Surat edaran, Nota dinas, Disposisi
C. Pedoman, Berita acara, Surat keterangan
D. Surat edaran, nota dinas, Berita acara

Jawaban: A

19. Mekanisme pelayanan pengaduan dari penerima pelayanan mengutamakan asas...

A. Hasil memuaskan
B. Rapi
C. Teratur
D. Disiplin

Jawaban: D

20. Bagaimana Anda mengelola waktu untuk memastikan terdapat tenggat berinovasi dan bereksperimen dalam pekerjaan?

A. Gabung ke proyek inovasi saat ada waktu luang
B. Menyediakan waktu khusus untuk eksperimen
C. Fokus terhadap pekerjaan agar tak terganggu
D. Terlibat dalam inovasi karena itu tanggung jawab

Jawaban: B

21. Beradaptasi dengan cepat dan menyesuaikan operasional sesuai kebijakan baru
B. Menolak kebijakan baru jika dirasa terlalu sulit
C. Mengabaikan kebijakan tersebut dan tetap menggunakan sistem lama
D. Menunda penerapan kebijakan hingga kondisi lebih stabil

Jawaban: A

22. Sistem mengalami downtime yang tidak terduga selama jam kerja. Apa yang seharusnya dilakukan seorang Operator Layanan Operasional guna meminimalkan dampak pada operasi?

A. Menghubungi tim teknis
B. Mengalihkan layanan ke sistem cadangan
C. Menunggu sistem kembali normal
D. Menginformasikan kepada manajemen

Jawaban: B

23. Apa tindakan pertama yang harus dilakukan penata layanan operasional ketika terjadi gangguan pada infrastruktur operasional?

A. Mengabaikan gangguan selama tidak mengganggu kegiatan utama
B. Melaporkan gangguan kepada atasan dan pihak terkait untuk segera diperbaiki
C. Membiarkan gangguan tersebut hingga pihak lain mengambil tindakan
D. Melakukan pemeliharaan sementara sambil menunggu instruksi lebih lanjut

Jawaban: B

24. Bagaimana struktur organisasi perkantoran biasanya disusun?

A. Berdasarkan warna
B. Berdasarkan urutan abjad
C. Berdasarkan lokasi
D. Berdasarkan fungsionalitas

Jawaban: D

25. Seorang Operator Layanan Operasional perlu memastikan bahwa sistem berjalan optimal setelah pembaruan perangkat lunak besar. Apa yang harus diperiksa terlebih dahulu?

 
 A. Kondisi jaringan
B. Ketersediaan memori
C. Kinerja CPU
D. Kompatibilitas perangkat lunak

Jawaban: D

26. Teknik manajemen waktu digunakan untuk mengatur jadwal dan waktu, memastikan bahwa semua tugas dan kegiatan diselesaikan secara efisien. Apa alat bantu yang umum digunakan dalam manajemen waktu?

A. Kalender dan aplikasi manajemen waktu
B. Mesin fotokopi
C. Proyektor
D. Papan tulis
E. Kalkulator

Jawaban: A

27. Bagaimana penggunaan teknologi dapat meningkatkan pelayanan publik?

A. Mengurangi kualitas layanan
B. Meningkatkan kecepatan dan aksesibilitas layanan
C. Menghambat proses pelayanan
D. Mengurangi interaksi dengan pelanggan
E. Menambah biaya operasional

Jawaban: B

28. Apa yang menjadi fokus utama dari prinsip pelayanan prima dalam konteks pelayanan publik?

A. Menyediakan layanan yang hanya untuk pelanggan VIP
B. Mengutamakan kepuasan pelanggan dan efisiensi
C. Mengurangi biaya operasional
D. Memperpanjang waktu pelayanan
E. Mengabaikan umpan balik pelanggan

Jawaban: B

29. Apa tujuan utama dari pengelolaan antrian dalam pelayanan publik?

A. Mengurangi jumlah pelanggan
B. Memperpanjang waktu tunggu
C. Mengatur dan mengoptimalkan proses layanan
D. Menambah biaya operasional
E. Mengurangi komunikasi antara staf dan pelanggan

Jawaban: C

30. Apa fungsi utama dari sistem informasi manajemen dalam organisasi?

A. Mengelola hubungan pelanggan
B. Mengoptimalkan pengolahan data dan mendukung keputusan manajerial
C. Menyimpan data karyawan
D. Mengelola inventaris barang
E. Mengatur jadwal rapat

Jawaban: B

31. Seorang pegawai baru kelurahan ikut pelatihan. Ia merasa perlu ikut karena bisa menambah pengetahuan, kecakapan, dan tercipta tujuan...

A. efektif-efisien
B. baik
C. Ragu
D. kepribadian
E. profesional

Jawaban: A

32. Salah satu contoh penggunaan sistem informasi manajemen dalam administrasi perkantoran adalah...

A. Sistem pengolahan transaksi penjualan
B. Aplikasi pengeditan video
C. Sistem manajemen hubungan pelanggan
D. Alat pemantauan keamanan
E. Aplikasi penyimpanan cloud

Jawaban: C

33. Pak Dion datang ke kantor Badan Pusat Statistik untuk memeroleh data layanan statistik. Jenis pelayanan ini termasuk...

A. Langsung
B. Tidak langsung
C. Online
D. Kemudahan Akses
E. Pura-pura

Jawaban: A

34. Mekanisme pelayanan pengaduan dari penerima pelayanan mengutamakan asas...

A. Hasil memuaskan
B. Rapi
C. Teratur
D. Cepat dan tuntas
E. Disiplin

Jawaban: E

35. Teknik apa yang digunakan dalam pengelolaan antrian?

A. Pengabaian pelanggan
B. Penomoran antrian
C. Penyusunan laporan
D. Pemantauan jarak jauh
E. Pengurangan staf

Jawaban: B

36. Prinsip keamanan informasi yang bertujuan untuk memastikan bahwa data tidak diubah atau dimodifikasi tanpa izin adalah...

A. Kerahasiaan
B. Integritas
C. Ketersediaan
D. Autentikasi
E. Non-repudiasi

Jawaban: B

37. Teknik pengamanan yang melibatkan pemantauan dan kontrol akses untuk mencegah akses yang tidak sah adalah...

A. Backup
B. Enkripsi
C. Firewall
D. Pemulihan bencana
E. Autentikasi

Jawaban: C

38. Apa pengertian dari administrasi perkantoran?

A. Pengelolaan dokumen dan arsip
B. Proses mengatur dan mengendalikan seluruh aktivitas perkantoran
C. Teknik pengarsipan
D. Pengaturan jadwal dan waktu
E. Penyusunan agenda dan rapat

Jawaban: B

39. Apa saja fungsi dari administrasi perkantoran?

A. Pengaturan waktu dan jadwal
B. Pengelolaan dokumen dan arsip
C. Manajemen sumber daya manusia
D. Penyusunan laporan keuangan
E. Semua jawaban benar

Jawaban: E

40. Teknik komunikasi apa yang efektif dalam pelayanan publik?

A. Komunikasi satu arah
B. Komunikasi dua arah
C. Komunikasi non-verbal saja
D. Komunikasi tertulis saja
E. Komunikasi visual saja

Jawaban: B

41. Apa fungsi utama dari perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word?

A. Mengelola data keuangan
B. Membuat dan mengedit dokumen teks
C. Menyusun jadwal proyek
D. Mengirim email
E. Mengelola inventaris kantor

Jawaban: B

42. Apa fitur utama dari aplikasi email seperti Microsoft Outlook?

A. Membuat dan mengedit spreadsheet
B. Mengelola dan mengatur pesan email
C. Mengatur jadwal proyek
D. Mengedit foto dan video
E. Membuat presentasi

Jawaban: B

43. Apa yang merupakan hak pelanggan dalam sistem pelayanan publik?

A. Menentukan jadwal layanan
B. Menerima layanan sesuai dengan standar dan waktu yang dijanjikan
C. Mendapatkan layanan gratis tanpa batas
D. Memilih staf layanan
E. Menghindari antrian

Jawaban: B

44. Pengaduan dari pelaksana layanan operasional perlu didukung...

A. Laporan
B. Dokumen
C. Kesaksian
D. Penanggung Jawab
E. Pelaksana

Jawaban: B

45. Perpanjangan SIM sekarang bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi Samsat Digital. Pelayanan ini termasuk prinsip...

A. Sistem manajemen publik
B. Teknologi
C. Jaringan
D. Manajemen digital
E. Software

Jawaban: A

46. Berikut daftar naskah dinas arahan adalah...

A. Peraturan perundang-undangan
B. Surat edaran
C. Naskah dinas penugasan
D. Instruksi
E. Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan

Jawaban: C

47. Apa tujuan utama dari kebijakan keamanan informasi dalam organisasi?

A. Meningkatkan produktivitas karyawan
B. Menjamin kerahasiaan dan integritas data serta mematuhi peraturan
C. Mengurangi biaya operasional
D. Mengatur jadwal kerja karyawan
E. Menyediakan fasilitas pelatihan

Jawaban: B

48. Prinsip keamanan informasi yang mengharuskan data hanya dapat diakses oleh individu yang memiliki otorisasi adalah...

A. Kerahasiaan
B. Integritas
C. Ketersediaan
D. Autentikasi
E. Non-repudiasi

Jawaban: A

49. Apa perbedaan utama antara sistem informasi manajemen dan sistem informasi eksekutif?

A. SIM fokus pada data operasional, EIS fokus pada data strategis
B. SIM digunakan untuk email, EIS untuk laporan keuangan
C. SIM berfungsi sebagai alat komunikasi, EIS untuk analisis data
D. SIM lebih teknis, EIS lebih untuk pengelolaan proyek
E. SIM adalah sistem berbasis web, EIS adalah sistem desktop

Jawaban: A

50. Apa yang harus dilakukan setelah mengidentifikasi tujuan dalam proses perencanaan?

A. Melaksanakan rencana
B. Mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan
C. Mengevaluasi hasil
D. Membentuk tim kerja
E. Mengadakan rapat

Jawaban: B

( Tribunpekanbaru.com )