TRIBUNPEKANBARU.COM - Berikut ini tersaji beberapa contoh soal memproses dokumen sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi .

Diketahui contoh soal memproses dokumen sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi merupakan bagian dari materi soal PPPK 2024 

Soal-soal memproses dokumen sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi tersebut untuk Jabatan Pengadministrasi Perkantoran hingga Penata Layanan Operasional PPPK 2024 .

Selain soal memproses dokumen sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi, materi lainnya diantaranya menyusun rencana kebutuhan peralatan operasional, melayani peminjaman dokumen sesuai dengan ketentuan hingga memilah dokumen sesuai dengan jenisnya .

Diketahui tugas Penata Layanan Operasional adalah melakukan kegiatan tata kelola layanan teknis.

Bagi para pelamar formasi ini diharapkan memiliki beberapa keahlian, seperti mengumpulkan dan menyiapkan data secara akurat, menganalisis, menjalin hubungan personal dan kedinasan, serta mengoperasikan komputer.

Langsung saja, inilah contoh soal Jabatan Pengadministrasi Perkantoran hingga Penata Layanan Operasional PPPK 2024 :

1. Salah satu prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah:

a. Semua dokumen harus dicetak dan disimpan di ruang arsip
b. Dokumen disimpan sesuai abjad tanpa mempertimbangkan fungsi
c. Penyimpanan dokumen harus mudah diakses dan aman
d. Pengarsipan dilakukan hanya saat dokumen dibutuhkan

(Jawaban) C.

Pembahasan:

Pengelolaan arsip bertujuan agar dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan dan tetap terjaga keamanannya. Prinsip ini penting untuk menjaga informasi tetap terorganisir dan terlindungi.

2. Metode manajemen waktu yang terkenal untuk mengatur prioritas tugas adalah:

a. SWOT
b. Analisis Pareto
c. Matriks Eisenhower
d. PDCA (Plan-Do-Check-Act)
(Jawaban) C
Pembahasan:
Matriks Eisenhower adalah alat untuk mengatur prioritas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingan. Tugas dikelompokkan menjadi empat kategori: mendesak-penting, mendesak-tidak penting, tidak mendesak- penting, dan tidak mendesak-tidak penting.

3. Analisis SWOT sering digunakan dalam proses perencanaan strategis di berbagai bidang, termasuk organisasi pemerintahan. Apa yang dimaksud dengan elemen "O" dalam SWOT?

A. Kelemahan organisasi
B. Ancaman dari luar
C. Peluang dari lingkungan eksternal
D. Kekuatan internal organisasi

(Jawaban) C.

Pembahasan: SWOT adalah singkatan dari: Strengths (Kekuatan): Faktor internal yang menjadi keunggulan organisasi. Weaknesses (Kelemahan): Faktor internal yang menjadi kelemahan organisasi. Opportunities (Peluang): Faktor eksternal yang dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan. Threats (Ancaman): Faktor eksternal yang dapat menghambat pencapaian tujuan.

4. Dalam kegiatan administrasi perkantoran, pengelompokan dokumen dilakukan untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan. Prinsip utama yang harus diperhatikan saat mengelompokkan dokumen adalah:

a. Kecepatan dalam menyusun dokumen.
b. Kelengkapan dokumen sesuai kategori.
c. Kemudahan akses dengan pengaturan acak.
d. Kerapian tanpa memperhatikan kategori.

(Jawaban) B.

Pembahasan:
Prinsip pengelompokan dokumen adalah menyusun berdasarkan kategori agar mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen di masa mendatang. Kelengkapan menjadi faktor utama dalam pengelompokan dokumen.

5. Dalam pengelolaan dokumen perkantoran, dokumen dikategorikan berdasarkan siklus hidupnya. Dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional disebut sebagai:

a. Dokumen tidak aktif.
b. Dokumen referensi.
c. Dokumen arsip aktif.
d. Dokumen arsip inaktif.

(Jawaban) C.

Pembahasan: Dokumen arsip aktif adalah dokumen yang sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari dan memiliki nilai guna tinggi untuk operasional.

6. Dalam mengelompokkan dokumen berbasis waktu, dokumen yang disimpan lebih dari 10 tahun dan jarang digunakan untuk operasional disebut:

a. Dokumen arsip statis.
b. Dokumen arsip dinamis.
c. Dokumen arsip aktif.
d. Dokumen arsip sementara.
(Jawaban) A.
Pembahasan:
Dokumen yang disimpan lebih dari 10 tahun dan jarang digunakan biasanya dikategorikan sebagai arsip statis, yaitu dokumen yang tidak lagi aktif namun tetap perlu disimpan untuk kepentingan hukum atau sejarah.

7. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses memilah dokumen administrasi perkantoran adalah:

a. Membuat daftar dokumen berdasarkan nomor urut
b. Menentukan kategori dokumen berdasarkan fungsinya
c. Menyimpan dokumen dalam lemari arsip
d. Menghancurkan dokumen yang tidak diperlukan

(Jawaban) B

Pembahasan:
Langkah awal dalam proses pengelolaan dokumen adalah menentukan kategori dokumen berdasarkan fungsinya, seperti keuangan, hukum, administrasi umum, atau dokumen personal. Langkah ini membantu mengidentifikasi dokumen mana yang perlu diprioritaskan untuk diarsipkan atau dikelola lebih lanjut.

8. Dalam mengelola arsip digital di kantor, yang harus diperhatikan dalam hal keamanan data adalah...

A. Menghapus data yang tidak digunakan untuk mencegah penyalahgunaan
B. Menyimpan data hanya dalam bentuk kertas
C. Menyimpan data tanpa enkripsi untuk mempermudah akses
D. Menggunakan kata sandi dan enkripsi untuk melindungi data dari akses yang tidak sah

(Jawaban) D.

Pembahasan:
Keamanan data adalah hal yang sangat penting dalam pengelolaan arsip digital. Salah satu cara untuk melindungi data adalah dengan menggunakan kata sandi yang kuat dan enkripsi untuk memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses informasi tersebut.

9. Salah satu prinsip dalam pemeliharaan arsip digital adalah memastikan integritas data. Yang dimaksud dengan integritas data dalam konteks ini adalah...

A. Data dapat diubah kapan saja tanpa batasan
B. Data disimpan dengan sistem pengamanan yang baik
C. Data selalu tersedia dan mudah diakses
D. Data tidak dapat diubah atau dimanipulasi tanpa izin yang sah

(Jawaban) D.

Pembahasan:
Integritas data merujuk pada keutuhan dan akurasi data yang disimpan. Dalam konteks arsip digital, ini berarti bahwa data tidak boleh diubah atau dimanipulasi tanpa izin yang sah, serta harus tetap konsisten dan dapat dipercaya sepanjang waktu

10. Dalam sistem pengarsipan, apa tujuan dari klasifikasi arsip?

A. Untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas arsip
B. Untuk mempermudah pencarian dan pemeliharaan arsip
C. Untuk mengurangi jumlah arsip yang disimpan
D. Untuk memastikan arsip tidak rusak atau hilan

(Jawaban) B

Pembahasan:
Klasifikasi arsip dilakukan untuk mempermudah pencarian, pengelolaan, dan pemeliharaan arsip. Dengan klasifikasi yang baik, arsip dapat dengan mudah ditemukan sesuai dengan kategori atau jenisnya, sehingga meminimalkan waktu pencarian dan memastikan arsip tersimpan dengan rapi.

11. Apa alat bantu yang umum digunakan dalam manajemen waktu?

A. Kalender dan aplikasi manajemen waktu
B. Mesin fotokopi
C. Proyektor
D. Papan tulis

Jawaban: A

12. Apa tindakan pertama yang harus dilakukan Penata Layanan Operasional ketika terjadi gangguan pada infrastruktur operasional?

A. Membiarkan gangguan tersebut hingga pihak lain mengambil tindakan
B. Melakukan pemeliharaan sementara sambil menunggu instruksi lebih lanjut
C. Melaporkan gangguan kepada atasan dan pihak terkait untuk segera diperbaiki
D. Mengabaikan gangguan selama tidak mengganggu kegiatan utama

Jawaban: C

13. Apa teknik pengarsipan yang umum digunakan?

A. Pengarsipan horizontal
B. Pengarsipan vertikal
C. Pengarsipan diagonal
D. Pengarsipan bulat

Jawaban: B

14. Apa yang dimaksud dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik?

A. Sistem pengarsipan manual
B. Sistem pengaturan jadwal
C. Sistem yang menggunakan teknologi digital untuk menyimpan dan mengelola dokumen
D. Sistem pencatatan keuangan

Jawaban: C

15. Apa tujuan utama dari administrasi perkantoran?

A. Meningkatkan keamanan dokumen
B. Mengatur struktur organisasi
C. Menyediakan layanan efektif dan efisien untuk mendukung operasi kantor
D. Menyusun agenda rapat

Jawaban: C

16. Apa peran Penata Layanan Operasional dalam proses perencanaan anggaran jangka panjang?

A. Hanya menyusun anggaran tahunan tanpa memikirkan jangka panjang
B. Berkoordinasi dengan atasan dan menyusun anggaran yang berkelanjutan
C. Mengurangi anggaran secara drastis untuk semua kegiatan operasional
D. Menyerahkan seluruh tanggung jawab anggaran kepada divisi keuangan

Jawaban: B

17. Bagaimana struktur organisasi perkantoran biasanya disusun?

A. Berdasarkan lokasi
B. Berdasarkan fungsionalitas
C. Berdasarkan urutan abjad
D. Berdasarkan warna

Jawaban: C

18. Dalam melaksanakan tugas sebagai Penata Layanan Operasional, sering kali ada situasi di mana dibutuhkan pengambilan keputusan cepat. Keputusan yang diambil secara cepat dan tepat dapat memengaruhi kelancaran operasional kantor. Manakah langkah berikut yang paling penting dilakukan sebelum mengambil keputusan cepat?

A. Mengumpulkan informasi yang relevan
B. Menunda keputusan untuk berdiskusi dengan tim
C. Mengambil keputusan berdasarkan intuisi
D. Mengabaikan informasi yang kurang penting

Jawaban: A

19. Dalam mengelola infrastruktur IT, seorang Penata Layanan Operasional menemukan bahwa perangkat keras server sering mengalami overheating, menyebabkan downtime dan kerusakan. Apa tindakan yang harus diambil untuk mencegah overheating?

A. Membersihkan debu dari server secara rutin
B. Menambah pendingin udara di ruang server
C. Mengurangi beban kerja pada server
D. mengganti server dengan model yang lebih baru

Jawaban: B

20. Dalam menghadapi perubahan kebijakan pemerintah, apa yang harus dilakukan seorang Penata Layanan Operasional?

A. Menolak kebijakan baru jika dirasa terlalu sulit
B. Mengabaikan kebijakan tersebut dan tetap menggunakan sistem lama
C. Beradaptasi dengan cepat dan menyesuaikan operasional sesuai kebijakan baru
D. Menunda penerapan kebijakan hingga kondisi lebih stabil

Jawaban: C

21. Dalam pengelolaan layanan publik, hal apa yang paling penting bagi seorang Penata Layanan Operasional?

A. Menerapkan sistem yang rumit agar layanan lebih eksklusif
B. Memastikan layanan publik mudah diakses oleh masyarakat
C. Menetapkan standar yang tinggi tanpa mempertimbangkan kondisi lapangan
D. Menyediakan layanan hanya untuk kalangan tertentu

Jawaban: B

22. Dalam pengelolaan layanan operasional, seorang penata layanan harus mampu mengidentifikasi kebutuhan setiap divisi dengan baik. Salah satu cara untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan efektif adalah dengan...

A. Mengabaikan permintaan dari divisi-divisi kecil
B. Menyusun anggaran tanpa konsultasi dengan divisi lain
C. Melakukan survei kebutuhan secara berkala kepada setiap divisi
D. Mengambil keputusan berdasarkan pengalaman masa lalu

Jawaban: C

23. Dalam pengelolaan anggaran operasional, penting untuk membuat perencanaan yang matang agar tidak terjadi pemborosan. Salah satu cara efektif untuk mengelola anggaran adalah...

A. Menggunakan anggaran secara maksimal di awal tahun
B. Melakukan evaluasi anggaran setiap bulan untuk menyesuaikan kebutuhan
C. Membiarkan divisi lain menggunakan anggaran tanpa pengawasan
D. Mengalokasikan seluruh anggaran untuk satu proyek besar

Jawaban: B

24. Dalam sebuah instansi, apa yang harus dilakukan Penata Layanan Operasional untuk memastikan semua pihak terkoordinasi dengan baik?

A. Mengabaikan perbedaan pendapat dan fokus pada tugasnya sendiri
B. Mengadakan rapat secara berkala dan memastikan setiap pihak memahami peran masing-masing
C. Memberikan semua tanggung jawab pada satu pihak untuk efisiensi
D. membuat keputusan tanpa berkonsultasi dengan pihak lain

Jawaban: B

25. Dalam rangka meningkatkan sistem pengelolaan data kepegawaian, Penata Layanan Operasional sebaiknya...

A. Mengabaikan masukan dari pegawai
B. Mengadakan evaluasi berkala untuk menilai efektivitas sistem yang ada
C. Hanya memperhatikan satu aspek dari sistem
D. Menyebarkan informasi tanpa verifikasi

Jawaban: B

26. Dalam proses pengelolaan arsip operasional, Penata Layanan Operasional harus memastikan bahwa dokumen disimpan dengan benar. Salah satu sistem pengarsipan yang umum digunakan untuk dokumen berurutan berdasarkan tanggal adalah...

A. Pengarsipan kronologis
B. Pengarsipan decimal
C. Pengarsipan numerik
D. Pengarsipan subjek

Jawaban: A

27. Dalam pengelolaan aset operasional kantor, seorang Penata Layanan Operasional diharapkan dapat melakukan melakukan pencatatan inventarisasi dengan baik. Salah fungsi penting dari pencatatan inventarisasi adalah...

A. Menentukan anggaran tahunan
B. Mencegah penggelapan barang
C. Meningkatkan kualitas produk
D. Menurunkan biaya produksi

Jawaban: B

28. Jika ada perbedaan pendapat antara dua departemen terkait prosedur operasional, apa langkah terbaik yang diambil penata layanan operasional?

A. Membiarkan kedua departemen menyelesaikan masalah sendiri
B. Mengambil inisiatif untuk memfasilitasi diskusi dan mencari solusi bersama
C. Mengambil keputusan sepihak tanpa melibatkan departemen terkait
D. Mengabaikan konflik dan tetap melaksanakan prosedur yang ada

Jawaban: B

29. Jika anggaran operasional yang tersedia terbatas, apa yang harus dilakukan Penata Layanan Operasional?

A. Mengurangi standar layanan publik yang diberikan
B. Mengoptimalkan penggunaan anggaran agar tetap memenuhi kebutuhan operasional
C. Mengabaikan keterbatasan anggaran dan tetap menjalankan semua program
D. Menunda semua kegiatan operasional hingga anggaran ditambah

Jawaban: B

30. Mengapa keamanan dan kerahasiaan dokumen penting dalam administrasi perkantoran?

A. Untuk mengurangi biaya
B. Untuk meningkatkan kecepatan akses
C. Untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga privasi
D. Untuk mengatur jadwal rapat

Jawaban: C

31. Salah satu kompetensi utama seorang Penata Layanan Operasional adalah keterampilan analitis. Mengapa keterampilan ini penting?

A. Untuk bisa menunda pekerjaan yang dianggap tidak penting
B. Untuk bisa membantu menganalisis data dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang valid
C. Untuk menghindari pekerjaan teknis dan fokus pada tugas adminstratif
D. Untuk menilai kinerja pegawai tanpa menggunakan data apa pun

Jawaban: B

32. Seorang Penata Layanan Operasional harus memastikan bahwa seluruh perangkat yang terhubung ke jaringan perusahaan mendapat perlindungan keamanan yang memadai. Apa langkah pertama yang harus diambil untuk mencapai tujuan ini?

A. Melakukan audit keamanan pada seluruh perangkat yang terhubung ke jaringan
B. Mengganti perangkat keras yang sudah usang dengan yang baru
C. meningkatkan firewall dan sistem deteksi instruksi
D. Menerapkan kebijakan penggunaan kata sandi yang lebih ketat

Jawaban: A

33. Saat memimpin proyek layanan operasional, Anda mendapati bahwa ada perbedaan pendapat antara beberapa bagian dalam tim terkait dengan pendekatan yang akan diambil. Bagaimana Anda menyelesaikan konflik ini untuk memastikan proyek berjalan lancar?

A. Mengabaikan perbedaan pendapat dan memilih satu pendekatan tanpa diskusi lebih lanjut
B. Menyelesaikan konflik secara terbuka melalui diskusi dan mencari solusi yang disepakati oleh semua pihak
C. Memilih salah satu pendekatan tanpa memperhatikan pendapat tim lainnya
D. Menghindari keputusan dan membiarkan tim mengambil keputusan secara mandiri

Jawaban: B

34. Seorang Penata Layanan Operasional diminta untuk memastikan ketersediaan sistem IT selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Untuk mencapai hal ini, apa strategi yang paling tepat digunakan?

A. Menambah staf untuk monitoring manual
B. Menggunakan sistem monitoring otomatis dengan notifikasi real-time
C. Menambah server cadangan
D. Menjadwalkan pemeliharaan rutin di malam hari

Jawaban: B

35. Seorang petugas administrasi menerima lima surat masuk di meja kerjanya. Ia mencatat semua surat tersebut di buku agenda tetapi tidak memeriksa tanggal dan nomor surat dengan teliti. Beberapa hari kemudian, atasannya menanyakan surat tertentu, tetapi ia tidak dapat menemukannya. Apa yang seharusnya dia lakukan untuk mencegah masalah ini di masa depan?

A. Menyimpan surat berdasarkan urutan kedatangan
B. Mengabaikan pengecekan surat yang tidak penting
C. Membuat sistem pengkodean surat yang jelas
D. Mencatat surat hanya di komputer

Jawaban: C

36. Pada saat evaluasi kinerja layanan operasional, Anda menemukan bahwa meskipun proses telah berjalan dengan baik, banyak pelanggan yang merasa tidak puas dengan pengalaman mereka. Apa yang harus Anda lakukan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan?

A. Mengubah seluruh sistem layanan tanpa analisis lebih lanjut
B. Melakukan survei untuk mendapat umpan balik lebih dalam mengenai pengalaman pelanggan dan area yang perlu diperbaiki
C. Mengabaikan umpan balik pelanggan dan berfokus pada efisiensi operasional
D. Menunda implementasi perubahan untuk memastikan semuanya sempurna

Jawaban: B

37. Penata Layanan Operasional sering kali harus menangani berbagai permintaan internal dari berbagai divisi dalam kantor. Salah satu cara yang efektif untuk mengelola banyak permintaan sekaligus adalah dengan...

A. Mengerjakan semua permintaan secara bersamaan
B. mengutamakan permintaan dari atasan tanpa melihat urgensinya
C. Menyusun prioritas berdasarkan urgensi dan dampak operasional
D. Menunda semua permintaan hingga akhir minggu

Jawaban: C

38. Penata Layanan Operasional sering kali dituntut untuk menjaga kerahasiaan data yang berhubungan dengan aktivitas kantor. Dalam konteks ini, manakah dari tindakan berikut yang paling tepat untuk dilakukan?

A. Membagikan data kepada semua pegawai untuk mempermudah koordinasi
B. Menyimpan data rahasia dalam perangkat pribadi tanpa pengamanan
C. Mencatat data penting di catatan fisik tanpa pengawasan
D. Menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud dengan enkripsi

Jawaban: D

39. Penata layanan operasional harus memiliki pemahaman mendalam tentang regulasi pemerintah. Mengapa hal ini penting?

A. Agar bisa melanggar regulasi jika diperlukan
B. Agar dapat menjalankan operasional sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku
C. Untuk mempersulit proses kerja pegawai lain
D. Untuk menetapkan regulasi baru tanpa melibatkan atasan

Jawaban: B

40. Teknik apa yang digunakan untuk mengatur jadwal dan waktu?

A. Teknik pengarsipan
B. Teknik penyusunan agenda
C. Teknik manajemen waktu
D. Teknik pengelolaan dokumen

Jawaban: C

( Tribunpekanbaru.com )