Soal Melakukan Kajian Awal Terhadap Permasalahan Layanan Operasional PPPK Penata Layanan Operasional

2. Penata Layanan Operasional diminta untuk menyusun laporan mengenai keberhasilan sebuah proyek. Dalam situasi ini, data yang paling relevan untuk dianalisis adalah :

a) Biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan anggaran awal
b) Kepuasan pelanggan terhadap hasil proyek
c) Proses dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
d) Kinerja tim yang terlibat dalam proyek
e) Semua jawaban benar

Jawaban: e) Semua jawaban benar

Penjelasan: Laporan keberhasilan proyek memerlukan analisis yang komprehensif, mencakup biaya, kepuasan pelanggan, efektivitas proses, dan kinerja tim. Semua faktor ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai keberhasilan suatu proyek

3. Seorang Penata Layanan Operasional dihadapkan pada laporan yang menunjukkan adanya penurunan kinerja tim dalam proyek tertentu. Apa langkah pertama yang sebaiknya dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalahnya?

a) Menyusun laporan analisis biaya dan hasil proyek
b) Menanyakan pendapat setiap anggota tim tentang tantangan yang dihadapi
c) Melakukan audit terhadap penggunaan anggaran proyek
d) Membandingkan hasil proyek dengan standar operasional yang berlaku
e) Menganalisis data kinerja pegawai terkait dengan proyek

Jawaban: b) Menanyakan pendapat setiap anggota tim tentang tantangan yang dihadapi 

Penjelasan : Langkah pertama yang bijak adalah  melakukan wawancara atau diskusi dengan tim untuk memahami masalah yang mereka hadapi. Ini memberikan wawasan langsung mengenai kendala yang mungkin tidak terlihat dari luar.

4. Dalam suatu proyek, Penata Layanan Operasional harus mengelola berbagai pemangku kepentingan. Apa pendekatan terbaik untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki ekspektasi yang realistis terhadap hasil proyek?

a) Mengadakan pertemuan rutin untuk mengupdate status proyek
b) Memberikan laporan bulanan kepada semua pihak terkait
c) Menyusun jadwal yang ketat dan memastikan semua pihak mengikuti jadwal
d) Mengklarifikasi tujuan dan hasil yang diharapkan di awal proyek dan melakukan komunikasi yang transparan
e) Menyembunyikan informasi yang tidak relevan agar tidak menambah kekhawatiran pemangku kepentingan

Jawaban: d) Mengklarifikasi tujuan dan hasil yang diharapkan di awal proyek dan melakukan komunikasi yang transparan 

Penjelasan : Komunikasi yang transparan dan jelas di awal proyek mengenai tujuan dan ekspektasi sangat penting untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama dan tidak memiliki ekspektasi yang tidak realistis.

5. Penata Layanan Operasional diberikan tugas untuk meningkatkan efisiensi operasional di sebuah instansi yang memiliki banyak subunit. Pendekatan terbaik untuk memulai perbaikan adalah :

a) Menganalisis laporan keuangan setiap subunit untuk menemukan area pemborosan
b) Melakukan survei kepuasan pegawai terhadap manajemen 
c) Mengidentifikasi dan mengeliminasi duplikasi fungsi antar subunit
d) Membuat struktur organisasi yang lebih ramping
e) Menyusun prosedur baru untuk setiap subunit agar lebih efektif

c) Mengidentifikasi dan mengeliminasi duplikasi fungsi antar subunit