Contoh Soal Memproses Dokumen Sesuai Dengan Prosedur Untuk Tertib Administrasi PPPK 2024

A. Kelemahan organisasi
B. Ancaman dari luar
C. Peluang dari lingkungan eksternal
D. Kekuatan internal organisasi

(Jawaban) C.

Pembahasan: SWOT adalah singkatan dari: Strengths (Kekuatan): Faktor internal yang menjadi keunggulan organisasi. Weaknesses (Kelemahan): Faktor internal yang menjadi kelemahan organisasi. Opportunities (Peluang): Faktor eksternal yang dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan. Threats (Ancaman): Faktor eksternal yang dapat menghambat pencapaian tujuan.

4. Dalam kegiatan administrasi perkantoran, pengelompokan dokumen dilakukan untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan. Prinsip utama yang harus diperhatikan saat mengelompokkan dokumen adalah:

a. Kecepatan dalam menyusun dokumen.
b. Kelengkapan dokumen sesuai kategori.
c. Kemudahan akses dengan pengaturan acak.
d. Kerapian tanpa memperhatikan kategori.

(Jawaban) B.

Pembahasan:
Prinsip pengelompokan dokumen adalah menyusun berdasarkan kategori agar mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen di masa mendatang. Kelengkapan menjadi faktor utama dalam pengelompokan dokumen.

5. Dalam pengelolaan dokumen perkantoran, dokumen dikategorikan berdasarkan siklus hidupnya. Dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional disebut sebagai:

a. Dokumen tidak aktif.
b. Dokumen referensi.
c. Dokumen arsip aktif.
d. Dokumen arsip inaktif.

(Jawaban) C.

Pembahasan: Dokumen arsip aktif adalah dokumen yang sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari dan memiliki nilai guna tinggi untuk operasional.

6. Dalam mengelompokkan dokumen berbasis waktu, dokumen yang disimpan lebih dari 10 tahun dan jarang digunakan untuk operasional disebut:

a. Dokumen arsip statis.
b. Dokumen arsip dinamis.
c. Dokumen arsip aktif.
d. Dokumen arsip sementara.
(Jawaban) A.
Pembahasan:
Dokumen yang disimpan lebih dari 10 tahun dan jarang digunakan biasanya dikategorikan sebagai arsip statis, yaitu dokumen yang tidak lagi aktif namun tetap perlu disimpan untuk kepentingan hukum atau sejarah.

7. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses memilah dokumen administrasi perkantoran adalah:

a. Membuat daftar dokumen berdasarkan nomor urut
b. Menentukan kategori dokumen berdasarkan fungsinya
c. Menyimpan dokumen dalam lemari arsip
d. Menghancurkan dokumen yang tidak diperlukan